Comment choisir un CRM?

Vous vous rappellerez sûrement mon article sur « Qu’est-ce qu’un CRM?». Nous voilà à l’étape de le magasiner! Advenant le cas où le terme CRM ne vous dit rien, je vous invite à lire mon précédent article « Qu’est-ce qu’un CRM? ».

Il existe divers CRM sur le marché. Avant de faire l’achat ou la location d’un CRM, voici les éléments auxquels vous devez répondre.

  1. Combien d’utilisateurs?

Certains CRM n’ont pas la capacité de supporter une grande quantité d’utilisateurs. Ainsi, il vous sera bien mal aisé de le changer à mi-chemin. Est-ce que vous serez 2, 10, 20 ou bien plus à l’utiliser? Ayez un chiffre en tête, cela vous aidera pour un choix éclairé.

  1. Acheter ou louer?

Essentiellement, vous devez vous demander si vous modifierez votre CRM ou non. Si vous désirez acquérir votre CRM, prenez en compte les mises à jour futures et la flexibilité de l’outil. En louant, vous vous assurez d’obtenir gratuitement les mises à jour adéquates alors qu’en achetant vous avez la possibilité d’aller plus loin dans la configuration de votre outil.

  1. À quel prix?

La majorité des CRM fonctionnent avec un coût par utilisateur. Si votre entreprise comporte moins de 5 employés, n’ayez pas peur de considérer une version gratuite ou Open Source. Prenez soin de calculer les modifications que vous envisagez effectuer ainsi que le temps de retranscription de vos données. Avez-vous besoin d’une formation pour utiliser votre nouvel outil? À combien d'employés donnerez-vous une formation? Celle-ci sera-t-elle donnée par un externe? Rappelez-vous qu’un CRM coûte du temps et des ajustements tout autant que son frais de départ ou annuel.

  1. Quelles informations est-ce que je veux y conserver? Qu’est-ce que mon secteur m’exige de qualifier?

Chaque secteur à ses particularités. Alors, à quoi servira votre CRM très exactement? Votre secteur vous demande que plusieurs «Leads» soient rattachés à plusieurs clients différents? (Ex. : Josée est représentante pour ABC, mais aussi acheteuse pour MNB deux jours semaines. Les deux compagnies appartiennent au même propriétaire, mais sont indépendantes financièrement l’une de l’autre). Dans ce cas, est-ce que votre CRM vous permet de créer un contact (Josée) qui sera assigné à deux compagnies? Est-ce que vous désirez des rapports, des résumés d’opportunités et de rencontres? Garder en tête que vous devez avoir des objectifs clairs sur vos exigences et besoins. Ainsi, vous ne vous égarerez pas dans vos recherches.

  1. Doit-il être compatible à un autre logiciel?

Le CRM qui vous tente est peut-être compatible avec votre logiciel comptable! Wow, imaginez regrouper et synchroniser vos informations sur deux logiciels à la fois. Demandez-le, vous pourriez avoir de belles surprises! Le contraire est aussi vrai, certains logiciels se tolèrent très mal. Alors, avant de configurer quoi que ce soit, demandez-le à votre technicien.

  1. Avez-vous le temps de l’intégrer à l’entreprise?

La formation sera peut-être nécessaire, mais chose certaine, les vendeurs sont rarement enclins à avoir des outils qu’ils jugent modérateurs (devoir rendre des comptes, donner leurs informations privilégiées sur leurs bons clients) surtout s’ils n’en ont jamais eu. Allez-y progressivement, mais fermement, car il serait dommage de dépenser énergie et argent en vain. Commencez par les habituer à entrer leur information au fur et à mesure sur leur compte puis guidez-les vers les rappels et suivis. Récompenser l’utilisation de l’outil et délaisser progressivement les anciens outils papier.

En résumé

Si vous avez à magasiner un CRM, rappelez-vous les points suivants :

  1. Avoir en tête votre nombre d’utilisateurs
  2. Décider de louer ou d'acheter en fonction de modifications futures
  3. Calculer le frais de départ, mais aussi le temps et les formations nécessaires
  4. Choisir au départ les informations que vous désirez y intégrer et prévenir les limitations
  5. Penser à la possibilité de compatibilité et d’incompatibilité de logiciel
  6. Prévoir un temps d’intégration

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